חתימה על תצהיר

מי מאיתנו לא נתקל בסיטואציה שבה צריך לחתום על מסמכים מודפסים עבור איזשהו הליך בירוקרטי או הצהרה? מכיוון שלא לכולנו יש מדפסת, חתימה על תצהיר או מסמכים פורמליים אחרים הופכת לפעולה מעיקה שמצריכה מאיתנו לחפש פתרונות. בתקופת הקורונה למדנו כולנו להעביר כמה שיותר פעילויות לאון ליין ולמערכות דיגיטליות, וכך גם כל נושא החתימה על תצהיר, מסמכים וכדומה עבר לדיגיטל. בשוק יש מגוון תוכנות ואפליקציות המאפשרות חתימה מאובטחת, תקינה ומאושרת על מסמכים באופן דיגיטלי ונגיש.

חוק חתימה דיגיטלית

מוזר לחשוב אז איך אפשר לחתום באופן דיגיטלי אם פעם נאלצנו לחתום על דף מודפס בכל סיטואציה פורמלית? כבר בשנת 2001 יצא חוק חתימה דיגיטלית / אלקטרונית שמאפשר להתאים את הפורמט של חתימה על תצהיר, מסמכים וכדומה לעידן הדיגיטלי החדש. לאחר תקופת הקורונה בה מנסים לצמצם מפגשים מיותרים ולהקל על תהליכים מסוג זה, ישנה חשיבות גדולה יותר לשינוי בחוק. החוק מציין איזו חתימה דיגיטלית מוגדרת מאובטחת ואיך מאבטחים אותה. למעשה, כיום באמצעות אפליקציות שונות ניתן לחתום על מסמך בצורה כזו שלחתימה מצטרף קוד ספציפי של החותם. הקוד הזה גם מאפשר זיהוי של מי ששלח את המסמך ומי שחתם וגם מאפשר לשמור על המסמך שלם בלי שינויים. כדי שחתימה בפורמט הדיגיטלי תחשב חתימה מאובטחת היא צריכה לעמוד במספר תנאים: להיות בעלת מאפיינים ייחודיים למי שחתם, לאפשר זיהוי של מי שחתם על המסמך, הפקת החתימה תעשה באמצעים של בעל זכות החתימה,  החתימה תאפשר זיהוי לכל שינוי שנעשה במסמך לאחר החתימה עליו.

חתימה על תצהיר

תצהיר הוא סוג של מסמך טקסטואלי, המשמש לעדות כתובה של מי שחתום עליו. בתצהיר לרוב יופיע מידע המבוסס על עובדות, בעצם החתימה על תצהיר, מי שחתם עליו מאשר את נכונות העובדות. על פי חוק, תצהיר הוא שווה ערך למסירת עדות בעל פה וכפוף לאותם החוקים כמו איסור לעדות שקר. חשוב מאד שתצהיר לא יעבור שום שינוי לאחר שנחתם כבר, ולכן השימוש בחתימה אלקטרונית מאובטחת המאפשרת זיהוי אם המסמך עובר שינוי היא קריטית.

בתצהיר יש כמה נתונים שחייבים להופיע כדי שיהיה תקף. השם המלא של המצהיר החתום, תחום עיסוקו וכתובת המגורים שלו. הניסוח של התצהיר צריך להיות בגוף ראשון או בצורת היא / הוא / הם וכו' (צורת גוף שלישי נסתר). כדאי ומומלץ לחלק את התצהיר לחלקים וסעיפים. אם נעשה שינוי או תיקון לתצהיר לפני שנחתם, יש לחתום באמצעות שם או ראשי תיבות בכל מקום שבוצע שינוי, משהו שכיום באמצעות תוכנות לחתימה דיגיטלית ניתן לעשות. כמובן שיש לתעד את המקום והתאריך בו נחתם התצהיר. יש לציין את השמות של מי שמצהיר ומי שמשביע את המצהיר. אם יש יותר מחתום אחד על ההצהרה, צריך לפרט את כל הפרטים של כל החתומים כפי שפירטנו. כמו שניתן לראות ישנם הרבה שלבי חתימה לחתימה על תצהיר, שימוש בתוכנות ובאפליקציות מאפשר תהליך פשוט וקל יותר מאשר מסמכים מודפסים.

אפשרות הקמת טפסים על ידי תוכנה

למזלנו בעידן הנוכחי יש מגוון גדול מאד של תוכנות ואפליקציות המאפשרות חתימה על תצהיר ומסמכים אחרים באופן רשמי ומאובטח.